Comune Construction SA est en pleine croissance. Elle raconte sa digitalisation et pourquoi elle a choisi un hébergement dédié avec ARC  Logiciels et ARC IT.

Entreprise fondée il y a 45 ans, Comune Construction SA a beaucoup grandi et est passée de 5 à 30 collaborateurs en 5 ans. Son directeur Olivier Davet a racheté la société en 2020 et l’a professionnalisée. Il revient sur cette évolution.

Olivier Davet, quelle est l’activité de Comune Construction SA ?

Nous sommes actifs dans la construction et la rénovation de bâtiments, ainsi que dans le génie civil. Nous pouvons avoir cinq à dix chantiers en parallèle, principalement dans la région de la Broye. Nous avons beaucoup grandi et allons construire un nouveau site pour l’entreprise à Avenches en 2027.

Quelle était la situation informatique au moment où vous avez repris la société ? Et qu’est-ce qui a changé ?

Il y a plusieurs années, nous travaillions sur Excel et il y avait encore une machine à écrire. Etant un jeune entrepreneur, je souhaitais vraiment digitaliser nos processus. Le premier investissement a été d’installer le logiciel Baubit Pro pour les offres et la facturation. Il nous permettait de faire des soumissions de manière professionnelle et de gagner du temps. Je le connaissais car il fait partie des standards dans la construction. C’est comme ça que je me suis approché de ARC Logiciels qui implémente cette solution en Suisse romande.

Nous avons également commencé à travailler avec ARC IT à ce moment pour notre infrastructure informatique. Les deux entités sont soeurs et c’était beaucoup plus simple d’avoir un seul interlocuteur pour toutes les questions informatiques.

Vos équipes sur les chantiers et au bureau disposent désormais d’un environnement informatique complet. Que pouvez-vous nous en dire ?

En 2021, nous avons installé Visual Planning pour la gestion des chantiers et du personnel et MS Project pour la planification de l’étapage. On est passé ensuite sur Baubit Mobile pour digitaliser les rapports journaliers et avoir une meilleure coordination avec le contremaître. Nos employés sont parfois sur plusieurs chantiers la même journée, il fallait les suivre correctement et être sûr qu’ils ne fassent ni trop ni pas assez d’heures.

Il y a un an, nous avons également mis en place la gestion électronique des documents. La GED Doc Series nous a permis de ne plus avoir de papiers et de tout archiver de manière efficace.

Avec le développement de l’entreprise, votre infrastructure IT a-t-elle bien suivi ?

Auparavant, nous étions seulement la secrétaire et moi, avec un serveur au bureau. Nous nous partagions les dossiers mis dans un cloud. Rien n’était sécurisé. On a parfois perdu des documents. La question des sauvegardes n’était pas non plus optimale.

Nous avons donc décidé de passer sur un hébergement mutualisé et sécurisé avec ARC IT. Leur équipe s’occupait de tout, des sauvegardes et de l’hébergement des serveurs. Au début, c’était principalement pour avoir accès à distance à Baubit Pro. On avait peu de place de stockage pour autre chose. Par la suite, nous étions de plus en plus nombreux à travailler sur un même logiciel, c’est pour cela que nous avons décidé de passer sur un hébergement dédié.

Quels sont les avantages de l’hébergement dédié ?

Tout est sauvegardé et sécurisé. Si nous effectuons une mauvaise manipulation, nous pouvons récupérer facilement une ancienne sauvegarde. Autre avantage, on a un environnement informatique accessible de n’importe quel chantier. Les accès sont sécurisés et fiables. Avant, les rapports se chargeaient parfois lentement ou ne s’enregistraient pas. On avait aussi parfois des doublons. Avec le développement de la société et le futur déménagement, je voulais mettre en place une infrastructure qui suive notre croissance.

J’ai aussi toujours mon ordinateur avec moi et je l’ouvre pour consulter des informations sur les chantiers. Pour cela, il fallait un environnement performant sur lequel je peux compter et que nous pouvons personnaliser si nécessaire.

Et qu’en est-il lors des consortiums ?

C’est un gros avantage d’avoir le bon outil pour partager les informations lorsqu’on travaille en consortium. Nous pouvons donner des accès sécurisés concernant des points spécifiques d’un chantier à d’autres entreprises. Etant une petite société, nous nous associons souvent et nous devons pouvoir échanger les rapports journaliers, les photos, des plannings ou des plans de manière fiable.

Vous sentez-vous mieux protégé d’un hacking, sachant que ARC IT et ARC Logiciels sont certifiés CyberSafe.

Nous n’avons jamais vécu d’intrusion. Si ça devait se passer, c’est un soulagement de savoir que ARC IT est là pour gérer la situation. Ils suivent les dernières évolutions et font le nécessaire pour leurs clients. Ces certifications ne sont pas un critère en soi, mais elles donnent confiance.

Comment s’est passé le passage de l’hébergement mutualisé à l’hébergement dédié avec ARC IT ?

Ils nous ont bien accompagné. On n’a presque rien eu à faire. La transition a été facile et on a pu faire ça avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Ainsi, tout était prêt pour lui.

Comment les collaborateurs de Comune Construction SA ont-ils accueilli ce nouvel environnement numérique ?

Le but était de simplifier le travail de tout le monde et non de créer une usine à gaz. ARC l’a bien compris. La structure en place est facile d’utilisation. Les bases des différents logiciels sont vite apprises. Par la suite, on a toujours la possibilité de se perfectionner sur les logiciels avec des formations avancées données par ARC Logiciels.

Quel est le retour sur investissement (ROI) de cette infrastructure informatique ?

C’est sûr que c’est un investissement conséquent. Mais le gain de temps est impressionnant. On transfère les informations et le soir-même, on a les photos, les rapports de régie et on peut envoyer les informations au client ou aux équipes, cela de manière sécurisée.

Un conseil pour bien digitaliser son entreprise ?

Il faut échelonner les évolutions. Ca a bien fonctionné chez nous et cela nous a permis de maîtriser chaque nouveauté avant de passer à autre chose. En plus, cela échelonne les investissements.

Que dire du support de ARC IT et ARC Logiciels ?

Ils ont une bonne réactivité et c’est sans doute l’un de leurs points forts. Lorsqu’un problème surgit, c’est généralement au pire moment. ARC ne nous a jamais laissés bloqués. On les rencontre aussi lors des formations et j’ai un bon feeling. Leurs équipes sont également ouvertes aux demandes particulières et se coordonnent très bien entre ARC Logiciels et ARC IT qui travaillent main dans la main. Ils cernent vite le problème et j’ai 100% confiance.

Un point d’amélioration ?

Pour le moment, on a l’essentiel. Nous avons toujours évolué en fonction de nos besoins. Il n’est pas impossible que si l’on se développe dans le transport de matériaux, on s’équipe d’un logiciel pour le transport, ou pour la comptabilité, mais ce n’est pas le cas actuellement.

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